从来都不是一件容易的事情，在一家商业清洁公司，给员工写报告尤其令人生畏，因为在这里，员工们感觉就像家人一样。然而，你拖得越久，问题对你的业务、客户和员工士气的损害就越大。

使用这些技巧来处理员工记录和其他纠正措施的棘手问题。他们可以帮助你保持公平和一致的程序，保护你的企业免受昂贵的员工流失和潜在的诉讼。

不要等太久才把违反规定或没有达到标准的员工记录下来

1.尽早采取行动

渐进式纪律处分是一种根据员工问题的严重程度，逐级分级、适当处理的制度。它为纠正和记录提供了一致的框架，使您更容易在发现问题时立即采取行动。

在入职培训期间，向员工解释公司的纪律政策。你还应该在你的手册中包括一个程序的大纲。如果将来出现员工问题，这可以为更容易的沟通和协作打开大门。

让员工从一开始就参与到纪律制定过程中可以提高敬业度。这表明你尊重他们，并致力于通过培训和鼓励来纠正问题，而不是让问题升级。

2.准备好回答

当你发现需要采取行动的员工问题时，把你的观察记录下来。这个问题发生多久了?如果这是一个反复出现的问题，你在过去采取了什么措施?你是否指导过员工或在绩效评估中讨论过?是否有改进，或者需要额外的纠正措施?

想想这种行为对客户、其他员工和整个公司的影响。这种行为如何影响业务?问题是与绩效有关(无法接受的工作质量)还是与行为有关(过多的旷工)?员工是否有能力和动力去改进?职责上的调整或额外的技能培训是否有益?

常见的升级模式是非正式咨询，然后是口头警告，最后是三次书面警告。决定什么最适合你。一些员工受益于温和的指导;其他国家则需要有严重后果的前景才能取得进展。

如果你在任何时候给出口头或书面警告，都要尽可能详细地描述问题、它的负面影响、预期的解决方案和时间框架。对问题和所需解决方案的具体理解比模糊的建议更能有效地集中员工的精力。

视频:写员工来赢得你的失业案件

3.准备事实和文件

如果你认为书面警告是必要的，你可以在网上找到标准的模板，包括我们的下载图书馆．无论你是使用其中一种还是自己准备，一定要包括以下内容:

• 在印有公司抬头的信纸上写上员工姓名和日期。这说明了警告、需求和后果的严重性和形式化。
• 纪律处分的目的。具体说明目的，并指出升级的发生是因为先前的努力没有达到预期的效果。说明你的目的是要引起人们对业绩和/或行为方面持续存在的缺陷的注意，并明确必须采取的具体行动来纠正这种情况。
• 员工收到警告的总数。许多雇主允许在解雇前发出三次书面警告，但对于严重的问题，这可能会减少到一次，这意味着如果问题再次发生，将立即解雇。
• 清晰描述问题．陈述细节，包括日期、时间和具体事件。你说得越具体，员工就越能理解问题的本质和需要采取的纠正措施。另外，如果你遇到法律诉讼，你也需要这份文件。
• 要求纠正措施的具体描述．包括需要完成的确切时间框架或日期。一般来说，纪律处分程序越深入，就越不容易满足期望，因为升级表明之前的努力未能纠正问题。非常清楚不合规的后果，包括在适用的情况下终止。
• 签名和当前日期。双方的签字表明您的员工理解您对解决问题的期望以及不合规的后果。

4.与员工见面

收集相关资源(公司手册、纪律政策、员工工作描述、过去的评估和业绩记录)，并在与违规员工会面前详细审查这些资源。提前准备好所需的文件。

提前准备可以帮助你减轻压力，增加你对这个可能很困难的会议的信心。在讨论中注意保密和隐私，并记录下任何指导、培训、口头警告，或将其记录在员工的永久档案中。

在谈话过程中，为你的员工提供充分的背景，让他们了解纪律处分程序的原因，包括对问题的概述，对之前的会议和行动项目的总结。仔细倾听你的员工对情况的解释，讨论可能的解决方案，并根据他或她的意见完善一个行动计划，以尽可能有效地解决问题。

记录讨论以及会议可能产生的口头或书面警告的任何修订或修改。然后与你的员工密切合作，纠正问题，并定期检查行动计划的进展，参与其中，直到问题解决。

员工纪律从来都不是好玩的。然而，有一个可靠的计划可以让你和冒犯的员工在这个过程中少一些痛苦。

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