如何进行渐进纪律的员工纪律处分

让·汉森

在某个时候,清洁企业主,经理和主管将不得不应对员工绩效和行为问题。发生这种情况时,重要的是以系统的方式处理所有纪律和终止问题。

纪律通常从口头咨询开始,然后发展为书面文档,潜在的暂停以及最终终止,如果必须走那么远。

在训练员工时,每个公司的目标都应该是纠正行为并提高绩效,而不是惩罚。

渐进纪律是一个旨在的系统正确的员工绩效或行为违规通过一系列不断升级的响应,而不是直接终止。每个清洁公司都必须拥有一本公司政策和员工手册,以明确定义员工绩效和纪律程序。这将是经理在执行遵守公司政策时遵循的路线图。

渐进纪律
渐进纪律


记录员工行为的重要性

至关重要的是,所有纪律处分都得到书面文件的支持,以保护员工的权利以及保护清洁公司。为了在没有偏见的情况下评估绩效或行为问题,并以法律合规执行该过程,必须在此过程中记录所有内容。

首先,记录违规是什么,贵公司对员工的回应以及纪律处分。如果员工确实决定寻求失业或诉讼以进行错误终止,这将提供您的法律遵守情况的证据。

文档应注意员工的行为和行为。例如,“苏珊将她的ID留在了客户的复制机中,第二天早上客户发现了该机器。这表明她正在使用他们的复制机供个人使用。”不要包括对员工不良态度的描述,毕竟是一种意见问题,也不包括对他或她的个人特征的评论,这可能会表现出您的偏见。

当涉及员工绩效或行为问题时,与工作有关,详细和包括时间和日期的文档情况。包括员工违规的事实,可能目睹违规的其他雇员以及违法行为如何影响公司和/或同事。还记录了解决违规行为所采取的步骤,以及所有试图为员工提供时间纠正其绩效或行为的尝试,以使其与公司政策保持一致。如果挑战终止的合法性,该文件将作为贵公司,雇员甚至法官的记录。


渐进纪律步骤

代替避免与员工谈论问题,在处理员工违规时采取积极的方法。使用系统化的过程应包括口头咨询,书面事件报告(最多两项),然后是缓刑,暂停和最后终止作为最后的手段。

当然,如果员工的行为威胁到他人的安全,或者是欺诈性和不诚实的,则可能有必要跳过步骤并简单地终止其工作。请记住,性能差和故意不当行为之间存在差异。

渐进纪律可以是一个公平且易于理解的模型,但是如果您不一致或严厉地执行该策略,则可能导致偏见和歧视的索赔,甚至可能导致诉讼。因此,非常重要的是,所有纪律步骤在整个公司中都统一执行,而不考虑性别,种族,性取向或任何其他法律保护的类别,因为如果您不这样做,那是歧视,这是违法的。

以下是您公司政策手册和员工手册中应概述的渐进纪律示例。

口头咨询:作为纠正不可接受的绩效或行为的第一步,经理应审查与员工的相关工作要求,以确保他/她对他们的理解。经理应考虑问题的严重性,员工以前的绩效评估以及围绕特定案件的所有情况。

如果问题继续存在,第二步是用更具体的术语来定义问题,并与员工合作,以确定对行为改善或变化的要求。绩效或不当行为的严重性应通过指出,如果问题未解决,可能会导致书面警告,缓刑或可能的终止。

应要求员工审查已讨论的内容,以确保他/她对问题的严重性和必要的纠正措施的理解。在口头咨询的第二步之后,经理应立即记录口头咨询以备将来参考。

书面文档:如果不可接受的表现或行为继续进行,则下一步应该是书面警告。此外,违反众所周知的政策或安全要求之类的情况可能在不首先使用口头咨询的情况下证明书面警告是合理的。

书面警告定义了问题及其如何纠正。再次强调了问题的严重性,书面警告应表明,如果未观察到改进,缓刑或终止或两者都可能导致。书面咨询成为员工人事档案的一部分。

将书面事件报告的数量限制为两个。让太多机会纠正行为不是一个好主意。有两个机会,尤其是如果您还完成了口头咨询步骤。

有时候,员工拒绝签署文档。在这种情况下,请记下员工拒绝签名的文件。然后还有另一位主管,经理或主人作为证人签名。因此,如果员工拒绝签署,那么在另一个人可以使用时,做到这一点是最好的做法。

缓刑:如果该问题尚未通过口头和书面文档解决,并且/或情况值得解决,则应将个人进行缓刑。缓刑是一个严重的行动,建议员工在试用期内未实现绩效或行为的改善,将发生终止。在审查了员工的纠正咨询文件后,员工的经理将决定缓刑的时间。

通常,根据情况,试用期应至少为两周,不超过60天。经理为员工准备了书面试用通知。该通知应包括以下声明:

  • 具体的不令人满意的情况。
  • 言语和书面警告的评论。
  • 试用期长度。
  • 特定的行为修改或可接受的性能水平。
  • 改进的建议。
  • 试用期间的预定咨询会议或会议。
  • 一项声明,如果在试用期间不会导致定义的改进或行为修改,则可能会导致进一步的行动,包括终止。“进一步行动”可能包括但不限于终止,重新分配,减少工资,工资等级或降级。

经理应亲自与员工会面,以讨论试用信并回答任何问题。员工应通过签署通知来确认收据。如果员工拒绝签署,经理可以签署证明其已交付给员工并确定交货日期。试用信成为员工人事档案的一部分。

根据定义的缓刑,咨询日期或日期,员工和经理将开会以审查员工在纠正导致缓刑问题的问题方面的进度。应准备这些会议的简短书面摘要。应成功完成试用期,应赞扬员工,尽管警告说,任何未来的复发都可能导致进一步的纪律处分和/或终止。

暂停:当情况合理地要求对涉嫌参与该雇员的严重事件进行调查时,可以证明两到三天的停职是合理的。如果不施加暂停,则可能会在员工安全,福利或士气中受到不利影响时,也可能有必要暂停。此外,在事先批准的情况下,无需支付最多三个连续三个工作日的停赛,可能会因有意违反安全规则,战斗或饮酒而被施加不当行为。

这些示例并不限制管理人员在其他适当情况下使用暂停的使用,例如需要调查严重事件。在实施暂停时,书面咨询报告应阐明暂停辩护的情况。这样的报告将成为员工人事档案的一部分。

非自愿终止:经理准备非自愿终止通知。经理将终止通知员工,必须完成终止文件。对于那些无法通过纠正咨询或发生重大违规情况(无法容忍的严重违规情况)解决的案件,不自愿终止保留。

如果您得出的结论是必须终止就业,请咨询所有者或人力资源,并遵循您公司的终止政策和协议。切勿在同事面前终止一名雇员,除了不尊重之外,这可能会使您容易受到诽谤诉讼的影响。确保您以法律规定和公正的方式处理事情。联邦反歧视法适用于所有就业领域,包括终止。

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