如何向付款缓慢的清洁客户收款

吉恩·汉森

当你进入清洁行业时,你很可能不会想到自己的角色之一是“收款代理”。你提供服务,你的客户支付他们的账单;简单的对吧?尽管你的大多数客户会按时付款,但你还是会遇到付款缓慢的客户。许多企业主发现,他们不得不花太多的时间试图从还款缓慢的客户那里收款,而不是花时间推动他们的业务发展。

如何向还款缓慢的清洁客户催收欠款?

没有办法保证你所有的清洁客户会准时付款,一直;但是有一些方法可以帮助在收集问题出现之前预防它们。

首先要采取的步骤之一是在你开始他们的清洁服务之前,与你的客户确定你的付款期望。你的正式协议应该包括你将提供的确切服务,这些服务的成本是多少,他们预计什么时候能收到发票,付款条件,以及付款到期的时间。如果你计划收取滞纳金,也要包括这些信息。

保持发票的领先地位,避免潜在的付款问题。为寄出客户发票制定一个时间表,并遵守这个时间表。如果客户不知道什么时候收到你的发票,你怎么能指望他们按时付款呢?

定期收到每月发票的客户更有可能按时付款。如果你要邮寄发票,请确保它是寄给负责付款的人的。你最不想看到的就是你的发票被归类为垃圾邮件并被丢弃。在邮寄发票之前还要检查发票的准确性。大多数客户会仔细检查发票,不会支付有错误的发票,也不应该被期望支付。

采取以下步骤,确保你的客户理解你的付款条件:

  1. 当你为潜在的客户出价清洁服务时,你就把一个清洁的建议.这个建议概述了你们提供的清洁服务、服务频率、常规服务的价格,以及将要执行的任何项目工作的价格。它还应该以清晰简明的方式解释你的付款条件。
  2. 提案还将包括一份简短的,一两页的合同或协议,由双方签署。合同中有一节规定了你将在什么时候发出发票,什么时候付款,以及其他付款条件。
  3. 当客户接受你的建议时,口头审查合同和条件。这样你的新客户就知道什么时候可以拿到发票,什么时候付款。这也是一个很好的时间来检查一般清洁和需要额外收费的服务的规格清单。当你与客户谈论合同条款时,在你的合同文件副本上做一个记录。如果有必要,你可以在提醒清洁客户他或她的帐户过期时引用这段对话。
  4. 考虑提前开票。大多数商业清洁公司使用预付系统,万博手机版max网页版英超狼队客户在月初支付下一个月的服务费用。这将有助于提高公司的现金流。

如果客户不付款,而你想要保持这种关系会发生什么?

  • 首先,通过电话开始催收过程。你会发现大多数顾客并不是故意“不付钱”。更确切地说,可能是发票放错地方了,或者记账员在付款前去度假了。在大多数情况下,客户会在接到你的电话后很快付款。如果你在一个星期内没有收到付款,再打一个电话跟进。
  • 还没有付款?是时候亲自拜访你的客户,提醒他们逾期付款了。带一份发票和过期账单的复印件,显示他们当前的余额。当你们面对面时,客户很难忽视这些情况。
  • 如果打两次电话和一次面谈都不能付款,那就开始寄托收信。第一封信是一个友好的提醒,你还没有收到付款,希望立即付款。第二封信将是一份明确的声明,让他们知道如果在某个日期(通常是在一周内)没有收到付款;你们将停止提供清洁服务,直到账户变成活期账户。如果你需要寄第三封信,让他们知道你会把信交给他们去取,并提供一个日期。
  • 如果可能的话,把自己从收集过程中分离出来。请清洁公司的其他人担任收钱代理。你可能会有一个配偶、合作伙伴或记账员,他们可以打电话提醒客户逾期付款。这就把你和收集过程拉开了距离。

如果你尽了自己的一份力,但清洁客户仍然迟迟不付款,会发生什么?

有一个处理迟付款(或不付款)客户的程序是很重要的。

  1. 考虑收取滞纳金。即使你不向你的客户收取滞纳金,你也可以把他们当作谈判的筹码。你的催收代理可以打电话告诉公司,只要你在一周内收到付款,你就可以免除滞纳金。
  2. 如果你的客户总是逾期付款,安排一次面对面的会议,再次检查合同的条款。面对面的会议让你有机会询问是否有任何问题。让你的客户知道,如果服务有问题,他们应该立即与你联系,扣款不是处理纠纷的正确程序。
  3. 如果仍然没有付款,也许是时候暂停客户的清洁服务,直到收到付款。您不希望等待太长时间来启动这个操作,因为您得到付款的时间越长,您收回全部债务的可能性就越小,特别是当您的客户正在苦苦挣扎时。您应该为这种情况制定相应的政策。例如,“如果逾期60天仍未收到付款,您的清洁服务将暂停,直到收到全额付款。
  4. 如果有必要,考虑仲裁而不是其他法律行动。这对双方来说成本更低,问题解决得更快。你还可以采取其他措施,包括将逾期账款寄给催收公司,去小额索赔法庭,或聘请律师。如果你不得不找一个仲裁者或采取其他行动,在你找第三方之前给你的客户最后一次付款的机会。
总是以专业的态度与客户打交道。

确保你的协议是书面的,口头重复合同的重要部分。如果你遇到一个不愉快的顾客,冷静而缓慢地回应,但要自信。公平对待你的客户,做好工作将有助于确保你的清洁客户会按时付款。然而,为那些少数不愿遵守规则的人制定适当的程序是很重要的。

如需了解更多关于海报要求或其他合规协助事宜的信息,请致电1-866-4-USA-DOL与美国劳工部联系

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