第65集:如何为你的清洁公司编写标准操作程序

吉恩·汉森

标准操作程序,或SOP,为清洁公司所有者提供标准化的程序和对业务流程和操作的控制。

在这个视频中,我将一步一步地解释如何为你的业务的各个部分创建你自己的标准操作程序。

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第65集视频转录

如果你像我一样是一个成功经营企业的学生,你肯定听过人们谈论为你的企业的不同活动部分创建系统。那么,创建一个系统究竟意味着什么呢?基本上,这意味着为你业务的特定部分写下一个特定的程序。

以创建发票为例。你为你的客户提供服务,所以你需要给他们某种发票,这样他们就可以为你的服务付钱。对大多数人来说,这意味着进入他们的会计程序来创建发票。但你有一个特定的方式,你希望你的发票创建,然后发送给客户。

所以如果你雇佣了一名员工为你做这件事,你的工作就是培训他们如何按照你想要的方式去做。但如果你不把程序写下来,很有可能,员工在头几次做这件事的时候就会犯一些错误。更糟糕的是,如果那个员工生病了或辞职了,而你又没有把程序写下来,很有可能这份工作又落到了你身上。在你真正花时间把这些程序写下来之前,这就是典型的业务流程——几乎所有员工在你的业务中所做的一切!

这就是我们所说的业务系统化。有些人也将此称为为您的业务创建标准操作程序。所以我今天要做的就是和大家分享一个编写自己的标准操作程序的“系统”。

第一步是写下你想通过这个步骤完成的事情。因此,如果过程是如何创建和发送发票,那么目标可能是建立一个系统,以便在每月的某一天创建和发送所有客户发票。

下一步就是以清晰简洁的方式一步一步地写下整个过程。确保提供足够的细节,让执行任务的员工能够正确地完成任务。我总是发现,当我真正在做任务时,把它写下来是最有帮助的。不要依赖于从记忆中编写过程,因为您肯定会忘记一些东西。在你把它写下来之后,自己测试这个过程。按照你自己的指示,确保你没有错过任何东西,并确保一切都在正确的顺序。根据需要进行调整,并不断测试,直到确定正确为止。

接下来,让一名员工按照你刚刚写的程序来完成任务,看看他们是否能按照你的程序完成任务。对任何不清楚、难以理解或缺失的地方寻求反馈。在做了更多的调整之后,编写系统的最终版本。差不多就是这样了!一种简单的方法来编写一个标准的操作程序。现在,你要确保把所有书面的标准操作程序组织在一个活页夹里。

同时在你的电脑上保留原件。一旦程序写好了,你就需要培训你的员工。根据系统的不同,可能需要小组培训或一对一培训。一定要回答他们关于手术过程的所有问题。最后一点。一旦你写了一个标准操作程序,不要把它放在一边,想着“很好。我做到了。我再也不用那样做了。”因为,如你所知,事物总是在变化;软件变更、设备变更…… so sometimes procedures need to be updated.

你最不想做的事情就是用旧程序培训新员工。我的建议是教负责这项任务的员工,如何自己更新程序。他们是执行这项工作的人,所以他们应该参与更新系统。你可能会惊讶地发现,为你的公司承担额外的责任让他们有多开心。所以我希望这篇文章能帮助你开始将你的业务系统化!

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