第65集:如何为清洁公司编写标准操作程序

吉恩·汉森

标准操作程序(SOP)为清洁公司所有者提供了标准化的程序和对业务流程和操作的控制。

在这个视频中,我将逐步解释如何为你的业务的各个部分创建自己的标准操作程序。

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第65集-视频转录

如果你是一个像我一样经营成功企业的学生,你肯定听过人们谈论为企业的不同移动部分创建系统。那么,创建一个系统到底意味着什么呢?基本上,这意味着为你的业务的特定部分写下一个具体的程序。

以创建发票为例。你为你的客户提供服务,所以你需要给他们某种形式的发票,这样他们就可以为服务付钱。对大多数人来说,这意味着进入他们的会计程序来创建发票。但你有一个特定的方式,你希望你的发票创建,然后发送给客户。

所以如果你雇佣一个员工来为你做这件事,你的工作就是培训他们如何以你想要的方式来做这件事。但如果你不把程序写下来,很有可能,员工在头几次做的时候就会犯一些错误。更糟糕的是,如果员工生病了或辞职了,而你没有把程序写下来,很可能工作就会落在你的头上。在你真正花时间把这些程序写下来之前,这在商业中是典型的做法——几乎所有员工在你的商业中做的事情都是如此!

这就是我们所说的将你的业务系统化。有些人也将此称为为您的企业创建标准操作程序。所以我今天要做的就是和你们分享一个“系统”,用来编写你们自己的标准操作程序。

第一步是写下你想通过这个过程达到的目的。因此,如果过程是如何创建和发送发票,那么目标可能是设置一个系统,以便在每月的某一天之前创建和发送所有客户发票。

下一步就是以清晰简洁的方式,一步一步地写下整个过程。一定要给出足够的细节,让执行任务的员工能够正确地完成任务。我总是发现,当我真正在做任务时,把它写下来是最有帮助的。不要依赖于根据记忆编写过程,因为您肯定会忘记一些东西。在你把它写下来之后,你自己测试这个过程。按照你自己的指示,确保你没有错过任何东西,并确保一切都在正确的顺序。根据需要进行调整,并不断测试,直到确定正确为止。

接下来,让一名员工按照你刚刚写的程序来完成任务,看看他们是否能按照你的程序来完成任务。对于任何不清楚、难以理解或遗漏的内容,都要寻求反馈。在做了更多的调整之后,编写系统的最终版本。差不多就是这样了!一种编写标准操作程序的简单方法。现在,你要确保所有写好的,标准操作程序组织在活页夹里。

同时在你的电脑上保存原始拷贝。一旦程序写好了,你就需要培训你的员工。根据系统的不同,可能需要集体培训或一对一培训。一定要回答他们关于手术过程的所有问题。最后一点。一旦你写了一个标准操作程序,不要把它放在一边,想着“很好。我做了它。我再也不用那样做了。”因为,正如你所知,世事无常;软件变更,设备变更…… so sometimes procedures need to be updated.

你最不想做的就是用旧的程序来培训新员工。我的建议是教会负责这项任务的员工如何自己更新程序。他们是执行工作的人,所以他们应该参与更新系统。你可能会惊讶地发现,他们为你的公司承担更多的责任是多么高兴。所以我希望这篇文章对你开始系统化你的生意有帮助!

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