清洁公司的电子邮件礼仪万博手机版max网页版英超狼队

吉恩·汉森

在过去的几年中,电子邮件的使用呈爆炸式增长,尽管难以置信,但我们使用电子邮件的次数超过了所有其他交流方式。每天发送的电子邮件的确切数量是未知的——估计从20亿到1700亿不等——这是每天!这些来回的电子邮件对你的清洁业务意味着什么?

首先,您的许多客户都想知道您的电子邮件地址。虽然你可以在yahoo, g-mail或msn上获得一个免费的电子邮件帐户,但是如果你有一个带有公司名称的电子邮件地址,比如mike@abccleaning.com,你会看起来更专业。如果你有一个网站,你应该能够获得一个电子邮件帐户与你的企业名称。向你的网页设计师或主机公司咨询。如果你没有网站,你可以在网站上获得一个商业电子邮件帐户www.godaddy.com

一旦你有了你的商务电子邮件账户,重要的是要记住,写一封“合适的”商务电子邮件将帮助你保持职业形象。如果你发送的电子邮件充满了语法错误、不正确的标点符号和缩写,你可能会给人留下你不在乎客户的印象。或者更糟的是,你可能会给他们留下这样的印象:如果你在处理电子邮件时粗心大意,那么在打扫他们的大楼时你也一定会粗心大意。

下面是一些让你的商务邮件保持专业的电子邮件礼仪小贴士:

  1. 一定要使用邮件主题,并确保清楚地说明你发邮件的原因。如果你不告诉你的客户你为什么要发送电子邮件,他们可能会认为这是垃圾邮件而直接点击删除按钮。

  2. 把你的电子邮件限制在一个观点上,保持你的电子邮件的简短和重点。把最重要的信息放在前面。

  3. 把电子邮件写得像给客户写一封简短的信一样。使用正确的标点、拼写和语法。确保使用完整的句子,用段落来分解你的信息。大多数电子邮件程序都有拼写检查器;使用它,但要记住拼写检查器不知道某些单词之间的区别,比如“too”和“two”。

  4. 写电子邮件时,你不想显得冷漠和不专业。使用友好的语气,就像你在和客户面对面交谈一样。避免使用所有大写字母,这被认为是“喊叫”。

  5. 确保在发送的每封电子邮件中涵盖所有的基础,因为电子邮件并不总是最快的交流方式。一封电子邮件可能会在某人的收件箱里呆上几天或几周!如果发送电子邮件来回答客户的问题,确保你彻底回答了每个问题——否则你可能会来回发送电子邮件,直到你回答了客户的所有问题和担忧。

  6. 写商务邮件时使用纯文本。不要使用HTML、花哨的字体或难以阅读的颜色。同时,避免使用与电子邮件主题无关的动态图形或照片和图像。如果你不是很了解这个人,避免使用表情符号——你知道的,就是那些由括号和冒号组成的小脸:-)。你可能会冒犯电子邮件的读者,或者,根据他们的计算机专业知识,他们可能不理解你想要传达的内容。

  7. 如果来回通信,删除电子邮件中不再需要的部分。只发送回你需要回复的那部分邮件。

  8. 及时回复邮件。人们现在有一种心态,认为使用互联网是即时的,他们希望快速回复电子邮件。

  9. 一定要在电子邮件的结尾写上你的名字并签名。电子邮件程序允许你为不同的目的设置不同的签名。在你的商务邮件中,你可能想要包括你的全名,公司名称,电话号码,你的公司标语和你的网站链接。

  10. 为你的员工建立书面的电子邮件指导方针。如果是公司事务,你总要看起来职业化。确保你所有的员工都知道当他们发送与公司业务有关的电子邮件时,你希望他们知道什么。

  11. 使用电子邮件是一种很好的沟通方式,但有时拿起电话或进行面对面的会议是更好的方式来传达你的信息。你的问题需要立即得到答案吗?然后拿起电话给你的客户打电话。有些人会立即回复邮件,而有些人则会等好几天。此外,你永远不知道什么时候有人可能会出现电脑问题,电子邮件要么被延迟,要么在网络空间中丢失。

这个问题是否太复杂或太敏感,不适合在电子邮件中讨论?你的客户有没有问过为什么有些事情没有做到让他们满意?拿起电话和他们交谈,或者安排一次面对面的会议,向他们解释原因,或者让他们知道你将如何纠正这种情况。

记住,电子邮件不是私人的。其他人可以阅读、转发甚至拦截你的电子邮件。电子邮件曾多次被传唤用于诉讼。如果你在写一封机密的电子邮件或一些你不想让“全世界”看到的东西,最好选择一种不同的沟通方式。

使用电子邮件可以快速有效地传递消息,但电子邮件也可能被误解、丢失,有时还可能落入坏人之手。当使用电子邮件时,一定要确保这是传达信息的最佳方式,并且以专业的方式书写。

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